Sie wirken unscheinbar im System und laufen im Alltag oft nebenbei mit. Mindestbestand (Min-Best) und Meldebestand (MB) gehören zu den Grundlagen der Warenwirtschaft und werden gleichzeitig häufig unterschätzt. Dabei entscheiden sie täglich darüber, ob Abläufe ruhig funktionieren oder ständig improvisiert werden muss.
Im Alltag wird häufig nach Gefühl bestellt. Solange „noch etwas da ist“, scheint kein Handlungsbedarf zu bestehen. Genau hier liegt die Schwierigkeit. Min-Best und MB erfüllen unterschiedliche Aufgaben und müssen aufeinander abgestimmt sein. Der Min-Best beschreibt die unterste Grenze, die nicht unterschritten werden sollte. Der MB legt fest, wann eine Bestellung ausgelöst werden muss, damit es gar nicht erst zu einem Engpass kommt. Wird diese Abstimmung vernachlässigt, entstehen schnell Probleme.
Wenn es plötzlich zu wenig wird
Ein zu niedrig angesetzter Min-Best macht sich meist sofort bemerkbar. Produkte sind schneller vergriffen als erwartet, Lieferzeiten werden unterschätzt und an der Tara entsteht Druck. Kund:innen müssen vertröstet werden oder erhalten Alternativen, die nicht immer optimal sind. Solche Situationen wirken im Moment klein, haben aber eine größere Wirkung. Verfügbarkeit ist ein entscheidender Faktor für Vertrauen und Zufriedenheit.
Wenn „Sicherheit“ zum Risiko wird
Ein hoher Bestand vermittelt auf den ersten Blick Sicherheit. In der Praxis kann genau das zum Problem werden. Produkte bleiben länger im Lager, Kapital wird gebunden und das Risiko für Nichtdreher steigt. Gerade in Kombination mit einem Kommissionierer fällt das oft nicht sofort auf. Das System wirkt gefüllt und stabil, während sich im Hintergrund Bestände aufbauen, die nicht notwendig wären. Der MB bestimmt, wann gehandelt werden muss. Wird er richtig gewählt, bleibt genug Zeit für die Nachlieferung, ohne dass es zu Engpässen kommt. Gleichzeitig verhindert er, dass zu früh bestellt wird und sich unnötige Bestände ansammeln. Entscheidend ist, dass dieser Wert nicht statisch bleibt. Abverkaufszahlen, Lieferzeiten und saisonale Schwankungen verändern sich laufend. Ein einmal festgelegter Wert passt selten dauerhaft.
Ein praxisnaher Richtwert ist, den monatlichen Abverkauf eines Artikels heranzuziehen und den MB so festzulegen, dass er etwa den Bedarf von ein bis zwei Wochen abdeckt. Als Orientierung gilt: Regelmäßig laufende Artikel sollten mindestens einmal monatlich anhand der Verkaufszahlen überprüft und angepasst werden.
Erfahrungen spielt im Apothekenalltag eine große Rolle. Viele Entscheidungen werden intuitiv getroffen, was in vielen Bereichen gut funktioniert. Bei Bestandsmanagement stößt dieses Vorgehen jedoch an Grenzen. Ein kurzer Blick ins System zeigt oft mehr als das Bauchgefühlt. Er macht sichtbar, welche Produkte konstant laufen und wo Anpassungen notwendig sind. Genau hier liegt der Schlüssel für ein funktionierendes Gleichgewicht. Min-Best und MB wirken im Hintergrund, haben aber direkten Einfluss auf den Alltag. Richtig eingestellt sorgen sie für Stabilität, reduzieren Stress an der Tara und helfen, das Lager effizient zu führen. Kleine Zahlen, die täglich einen großen Unterschied machen.