Die Warenübernahme wird oft zur Routine: Kisten öffnen, Ware zubuchen, einräumen. Tatsächlich entscheidet sich genau hier, ob ein Arzneimittel richtig, rechtzeitig und qualitätsgesichert in der Apotheke ankommt.
Der erste Blick gilt nicht dem Bildschirm, sondern der Lieferung selbst. Sind die Transportboxen vollständig und richtig adressiert? Ist etwas beschädigt, ausgelaufen, feucht oder auffällig warm? Stimmen Anzahl der Kisten und Lieferant mit dem Lieferschein überein? Bei Arzneimitteln entscheidet schon die Übernahme, ob die Ware unversehrt und qualitätsgerecht in der Apotheke ankommt. Die Apothekenbetriebsordnung verpflichtet Apotheken zur ordnungsgemäßen Arzneimittelversorgung, Arzneimittel müssen so gelagert werden, dass ihre Qualität nicht beeinträchtigt wird.
Kühlware zuerst
Was zuerst aus der Lieferung geholt wird, ist klar: Kühlware. Alles, was bei zwei bis acht Grad gelagert werden muss, gehört sofort aus der Box und in den Kühlschrank. Dazu zählen etwa Insuline, Impfstoffe, Biologika oder manche Augentropfen. Wichtig ist: nicht erst „schnell fertig zubuchen“, sondern zuerst sichern. Bei Kühlware zählt jede unnötige Minute außerhalb der Temperaturzone. Danach folgen meist dringende Besorger, reservierte Ware, Suchtgift und Sonderartikel je nach Apothekenablauf und erst dann die normale Lagerware.
Sinnvoll ist eine klare Reihenfolge: Kühlware sichern, Dringendes herausfiltern, Rest strukturiert zubuchen.
Beim Lieferschein wird nicht nur geschaut, ob „ungefähr alles da“ ist. Kontrolliert werden sollten Lieferant, Datum, Lieferscheinnummer, Anzahl der Packungen, Artikelbezeichnungen, Stärke, Darreichungsform, Packungsgröße und Menge. Gerade bei ähnlichen Präparaten passieren Fehler schnell: 50 mg statt 100 mg, 30 Stück statt 100 Stück, Tropfen statt Tabletten. Auch Nachlieferungen, Fehlmengen, Stornos und Ersatzartikel gehören genau gelesen. Steht ein Artikel am Lieferschein, ist aber nicht in der Kiste muss das sofort dokumentiert und reklamiert werden. Umgekehrt darf Ware, die nicht am Lieferschein steht, nicht einfach kommentarlos eingebucht werden.
Zubuchen
Beim Zubuchen geht es nicht nur darum, den Lagerstand zu erhöhen. Kontrolliert werden vor allem: richtiger Artikel, richtige Menge, Verfalldatum, Chargenpflicht, Lagerort und Preisänderungen. Bei Artikeln mit kurzer Restlaufzeit muss entschieden werden, ob sie überhaupt sinnvoll übernommen werden. Ein Präparat, das in wenigen Monaten verfällt und kaum dreht, wird sonst schnell zur Lagerleiche. Auch Besorger brauchen Aufmerksamkeit: Ist die Ware für eine Kundin oder einen Kunden reserviert? Muss sie beschriftet, zurückgelegt oder jemand verständigt werden? Genau hier entstehen sonst die klassischen Fehler: Ware wird eingebucht, eingeräumt und später wird sie gesucht.
Nach dem Zubuchen kommt das Einräumen und auch das ist Teil der Warenübernahme. Arzneimittel gehören an den richtigen Lagerplatz, nach Temperaturvorgabe, übersichtlich und so, dass ältere Ware zuerst abgegeben wird. Wer hier sauber arbeitet, verhindert Doppelbestände, Fehlgriffe und unnötige Nachbestellungen. Warenübernahme ist damit kein reines „Kisten auspacken“. Sie ist die erste Qualitätskontrolle in der Apotheke.