Rabatt, Naturalware, Staffelpreise und eine neue Aktion obendrauf: Wer zum ersten Mal selbst ein Gespräch mit einem Pharmavertreter führt, bekommt schnell viele Informationen auf einmal. Es kommt nicht darauf an, jedes Angebot mitzunehmen, sondern zu erkennen welches davon für die eigene Apotheke wirtschaftlich Sinn ergibt.
Vertretergespräche gehören in Apotheken zum Alltag. Pharmazeutisch-kaufmännische Assistent:innen (PKA) sind dafür besonders geschult und übernehmen im Einkauf sowie in der Warenwirtschaft zentrale Aufgaben. Sie ermitteln den Warenbedarf, vergleichen Beschaffungsmöglichkeiten, bestellen Produkte und kontrollieren Bestände. Wer etwa kurz nach der Lehrabschlussprüfung erstmals selbst ein solches Gespräch übernimmt, sollte deshalb vor allem eines wissen: Gute Konditionen allein machen noch keinen guten Einkauf.
Die Vorbereitung
Der häufigste Fehler passiert möglicherweise schon vor dem Termin: Wer nicht weiß, was im eigenen Lager liegt und wie sich die betreffenden Produkte verkaufen, kann ein Angebot kaum beurteilen. Vor dem Gespräch lohnt es sich ein Blick in die Warenwirtschaft. Wie hoch ist der aktuelle Bestand? Welche Packungsgrößen drehen sich? Gibt es „Nulldreher“ oder Ware mit kurzer verbleibender Laufzeit? Wie häufig wurde ein Produkt in den vergangenen Monaten verkauft und zeichnet sich eine saisonale Veränderung ab?
Gerade diese Zahlen verändern die Perspektive auf vermeintlich attraktive Angebote. Zehn Prozent zusätzlicher Rabatt helfen wenig, wenn dafür eine Menge bestellt werden muss, die voraussichtlich monatelang im Lager bleibt. Kapital ist gebunden, Lagerplatz belegt und im ungünstigsten Fall nähert sich die War dem Ablaufdatum, bevor sie verkauft werden kann.
Nicht vom Rabatt blenden lassen
Im Gespräch folgen häufig mehrere Konditionsmodelle aufeinander: Grundrabatt, Mengenstaffel, Naturalrabatt, Aktionspakete oder zeitlich begrenzte Angebote. Für PKA besteht die Herausforderung darin, diese nicht isoliert zu betrachten. Ein einfaches Beispiel zeigt das Problem: Wird bei einer größeren Abnahme zusätzliche Naturalware angeboten, sinkt rechnerisch zwar der Einkaufspreis pro Packung. Wirtschaftlich interessant ist das jedoch nur, wenn auch die zusätzlich gelieferte Menge verkauft werden kann. Deshalb sollte nicht die Frage „Wie viel Rabatt bekomme ich?“ im Mittelpunkt stehen, sondern: Wie hoch ist mein Einkaufspreis und welche Gesamtmenge muss ich dafür übernehmen?
Auch Staffelangebote verdienen einen zweiten Blick. Der Sprung in die nächste Rabattstufe kann auf dem Papier attraktiv wirken. Müssen dafür jedoch deutlich mehr Packungen bestellt werden, kann die kleinere Staffel trotz geringerer Kondition die vernünftigere Entscheidung sein.
Naturalware ist nicht gratis
Besonders leicht wird Naturalrabatt überschätzt. „10 plus 1“ klingt zunächst nach einer kostenlosen zusätzlichen Packung. Aber die Naturalware sollte in die Kalkulation der gesamten bezogenen Menge einfließen. Wer 10 Packungen bezahlt und 11 erhält, verteilt den Einkaufspreis der 10 bezahlten Einheiten rechnerisch auf 11 Packungen. Erst dadurch lässt sich beurteilen, welchen effektiven Vorteil das Angebot bringt und wie es gegenüber einer klassischen prozentuellen Kondition abschneidet. Für die Entscheidung bleibt allerding auch hier der Abverkauf ausschlaggebend.
Fragen stellen gehört zum Gespräch
Beim ersten Vertretertermin besteht leicht der Eindruck, sofort auf jedes Angebot reagieren zu müssen. Das ist nicht notwendig. Im Gegenteil: Präzise Rückfragen verhindern Fehlentscheidungen. Wie lange gilt die Kondition? Gibt es eine Mindestabnahme? Sind verschiedene Packungsgrößen kombinierbar? Wie wird Naturalware berücksichtigt? Wann erfolgt die Lieferung? Ist eine Aktion an bestimmte Mengen oder Zeiträume gebunden? Werden „Nulldreher“ ausgetauscht?
Bei neuen Produkten sollte geklärt werden, welche Zielgruppe angesprochen wird, wodurch sich das Produkt von bereits vorhandenen Alternativen unterscheidet und ob dafür im bestehenden Sortiment Platz besteht. Denn ein neues Produkt ist nicht immer eine Sortimentserweiterung. Stehen bereits mehrere vergleichbare Präparate im Regal kann eine zusätzliche Variante vor allem eines erzeugen: mehr Bestand bei unverändertem Bedarf.
Zwischen Information und Verkaufargument unterscheiden
Vertreter:innen kennen ihre Produkte im Detail, gleichzeitig ist der Besuch Teil des Vertriebs. Für PKA bedeutet das nicht, Informationen grundsätzlich skeptisch zu betrachten. Es bedeutet vielmehr, Produktinformation und Verkaufargument voneinander zu trennen. Aussagen wie „läuft derzeit sehr gut“, „wird stark nachgefragt“ oder „sollte unbedingt ins Sortiment“ beantworten noch nicht die entscheidende Frage: Passt das Produkt zur eigenen Apotheke und deren Kundschaft? Was österreichweit oder in einer anderen Apotheke stark nachgefragt wird, muss am eigenen Standort nicht dieselbe Bedeutung haben.
Beim ersten Mal lieber mitschreiben
Rabattstaffeln, Pharmazentralnummern (PZN), Aktionszeiträume und Lieferbedingungen lassen sich während eines längeren Gesprächs kaum zuverlässig im Kopf behalten. Notizen sind deshalb das große A und O. Besonders bei mehreren Angeboten lohnt es ich, Konditionen zunächst festzuhalten und anschließend in Ruhe gegenüberzustellen. Besteht Unsicherheit über Bestellmengen oder größere Einkaufsmenge, sollte die Entscheidung mit einer erfahrenen Person beziehungsweise der Apothekenleitung abgestimmt werden. Auch ein „Ich prüfe zuerst unseren Bedarf“ ist eine vollkommen legitime Antwort.
Nach dem Termin ist vor der nächsten Bestellung
Ein gutes Vertretergespräch endet nicht mit der Bestellung. Erst danach zeigt sich, ob die Entscheidung richtig war. Wie entwickelt sich der Abverkauf? Wurde die Aktionsmenge innerhalb des erwarteten Zeitraums verkauft? Musste später trotzdem beim Großhandel nachbestellt werden? Oder liegt ein erheblicher Teil der Ware Monate später noch im Lager?